Privacyverklaring House of Saiyah

1. Wie zijn wij?

House of Saiyah (hierna: “wij” of “ons”) is een beauty & wellness salon die behandelingen aanbiedt zoals gezichtsbehandelingen, lichaamsbehandelingen, massages, headspa, hijama en aanverwante diensten.

Website: https://houseofsaiyah.nl
E-mail: info@houseofsaiyah.nl

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

• Bezoekers van onze website;
• Klanten die een behandeling boeken of hebben geboekt;
• Personen die zich inschrijven voor onze nieuwsbrief;
• Iedereen die via e-mail, telefoon, WhatsApp of het contactformulier contact met ons opneemt.

3. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

3.1 Gegevens bij het maken van een afspraak

Wanneer je via ons online boekingssysteem een afspraak maakt, verwerken wij onder andere:

• Voornaam en achternaam;
• E-mailadres;
• Telefoonnummer;
• Geboekte dienst (behandeling), datum en tijd van de afspraak;
• Eventuele opmerkingen of notities die je zelf invult.

3.2 Gegevens bij betaling

Betalingen worden (deels) verwerkt via een externe betaalprovider. Wij ontvangen zelf geen volledige betaalkaartgegevens. Wel kunnen wij gegevens ontvangen zoals:

• Betaalstatus (bijvoorbeeld: betaald, geannuleerd);
• Betaalmethode (bijvoorbeeld: iDEAL, kaart, etc.);
• Transactie-ID of referentienummer.

3.3 Nieuwsbrief en marketing

Als je je aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verwerken wij:

• Je naam (indien ingevuld);
• Je e-mailadres;
• Jouw voorkeuren rondom nieuws en acties (indien ingesteld);
• Informatie of je e-mails opent of op links klikt (alleen geanonimiseerd/statistisch waar mogelijk).

3.4 Websitegegevens en cookies

Bij een bezoek aan onze website kunnen wij automatisch bepaalde gegevens verwerken, zoals:

• IP-adres (geanonimiseerd waar mogelijk);
• Type browser en apparaat;
• Bezochte pagina’s, klikgedrag en sessieduur;
• Cookies en vergelijkbare technieken.

Deze gegevens gebruiken we om onze website technisch goed te laten werken en om bezoekersstatistieken te analyseren. Voor meer informatie zie ook onze cookieverklaring (indien aanwezig).

3.5 Gevoelige gegevens (bijvoorbeeld gezondheid)

Voor bepaalde behandelingen (zoals hijama, laser, HIFU of specifieke lichaamsbehandelingen) kan het nodig zijn om kort te vragen naar jouw gezondheid, medicijngebruik of eventuele contra-indicaties (bijvoorbeeld zwangerschap, huidproblemen, bloedverdunners).

Wij vragen alleen informatie die noodzakelijk is om de behandeling veilig en verantwoord te kunnen uitvoeren. Deze gegevens worden niet zonder noodzaak gedeeld met derden en worden alleen binnen de salon gebruikt.

4. Voor welke doelen gebruiken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw gegevens voor de volgende doeleinden:

• Het aanmaken, beheren en bevestigen van afspraken;
• Het voorbereiden en uitvoeren van behandelingen;
• Het afhandelen van betalingen en administratie;
• Het versturen van afspraakbevestigingen, herinneringen en belangrijke informatie over jouw behandeling;
• Het verzenden van onze nieuwsbrief (alleen als je daar expliciet toestemming voor hebt gegeven);
• Het verbeteren van onze website, diensten en klantbeleving;
• Het voldoen aan wettelijke verplichtingen (zoals fiscale bewaarplichten).

5. Op basis van welke grondslagen verwerken wij jouw gegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van de volgende juridische grondslagen uit de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: bijvoorbeeld voor het inplannen en uitvoeren van jouw behandeling.
• Toestemming: bijvoorbeeld voor het ontvangen van onze nieuwsbrief of het bewaren van bepaalde gezondheidsinformatie.
• Wettelijke verplichting: bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en fiscale verplichtingen.
• Gerechtvaardigd belang: bijvoorbeeld voor het verbeteren van onze diensten en het versturen van beperkte service-gerelateerde communicatie aan bestaande klanten.

6. Hoe lang bewaren wij jouw gegevens?

Wij bewaren jouw gegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor ze zijn verzameld. Globaal hanteren wij de volgende bewaartermijnen:

• Boekings- en klantgegevens: tot maximaal 2 jaar na jouw laatste afspraak, tenzij een langere termijn nodig is voor wettelijke verplichtingen;
• Administratieve gegevens (facturen, transactiegegevens): minimaal 7 jaar in verband met de fiscale bewaarplicht;
• Nieuwsbriefgegevens: totdat je jezelf uitschrijft of wij besluiten de mailinglijst op te schonen;
• Gezondheidsinformatie: zo kort mogelijk en alleen zolang nodig voor het veilig uitvoeren van behandelingen.

7. Delen wij jouw gegevens met derden?

Wij verkopen jouw gegevens nooit aan derden. Wel kunnen wij gebruikmaken van externe partijen (verwerkers) die ons helpen bij het uitvoeren van onze diensten, zoals:

• Hostingprovider en websitebeheer;
• Online boekingssysteem (bijv. BookingPress of vergelijkbare plugin);
• E-mailmarketingdienst / nieuwsbriefsysteem;
• Betaalprovider en/of betalingsplatform;
• Boekhouder of administratiekantoor.

Met deze partijen sluiten wij indien nodig verwerkersovereeneenkomsten af om jouw gegevens te beschermen en te zorgen dat zij deze niet voor eigen doeleinden gebruiken.

8. Cookies en tracking

Onze website kan gebruikmaken van functionele, analytische en mogelijk marketingcookies. Functionele cookies zijn nodig om de website goed te laten werken (bijvoorbeeld het onthouden van jouw voorkeuren).

Analytische cookies gebruiken we om inzicht te krijgen in het gebruik van de website, zodat we deze kunnen verbeteren. Waar mogelijk gebruiken we deze gegevens geanonimiseerd.

Indien we marketingcookies gebruiken (bijvoorbeeld via social media pixels), vragen we hiervoor – waar verplicht – vooraf jouw toestemming via een cookiebanner.

9. Hoe beveiligen wij jouw gegevens?

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen, zoals:

• Beveiligde verbinding (SSL/HTTPS) op de website;
• Beperkte toegang tot systemen en accounts (alleen voor medewerkers die dit nodig hebben);
• Up-to-date beveiliging van website en plugins;
• Waar mogelijk gebruik van sterke wachtwoorden en tweestapsverificatie.

10. Jouw rechten onder de AVG

Je hebt als betrokkene verschillende rechten met betrekking tot jouw persoonsgegevens. Je kunt ons altijd verzoeken om:

• Inzage in de persoonsgegevens die wij van jou verwerken;
• Correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• Verwijdering van jouw gegevens (voor zover dit niet in strijd is met wettelijke verplichtingen);
• Beperking van de verwerking van jouw gegevens;
• Overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit), voor zover dit technisch mogelijk is;
• Bezwaar tegen bepaalde vormen van verwerking, zoals direct marketing.

Je kunt deze rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@houseofsaiyah.nl. We kunnen je vragen om aanvullende informatie om jouw identiteit te verifiëren.

Ben je het niet eens met de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Dan heb je ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via www.autoriteitpersoonsgegevens.nl.

11. Minderjarigen

Onze diensten zijn in principe gericht op volwassenen. Indien wij behandelingen uitvoeren bij personen onder de 16 jaar, gebeurt dit alleen met toestemming van ouder(s) of wettelijke voogd(en). Ook bij het verwerken van gegevens van minderjarigen zijn wij extra voorzichtig.

12. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Deze privacyverklaring kan van tijd tot tijd worden bijgewerkt, bijvoorbeeld bij wijzigingen in wetgeving of in onze diensten. De meest recente versie is altijd te vinden op onze website. Bij ingrijpende wijzigingen zullen we dit waar mogelijk actief aan je melden (bijvoorbeeld via e-mail of een melding op de website).

13. Vragen?

Heb je vragen over deze privacyverklaring of over de manier waarop wij met jouw gegevens omgaan? Neem dan gerust contact met ons op via:

E-mail: info@houseofsaiyah.nl
Website: https://houseofsaiyah.nl